Demande d’autorisation et documents à fournir
Quels documents sont nécessaires pour obtenir une autorisation ?
Pour organiser un événement sur la voie publique, voici les documents obligatoires à fournir :
- Lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public mentionnant l’objet de l’événement, l’adresse précise du site occupé, le nombre de participants attendus. Elle doit être signée par le président de l’association et par trois responsables résidant dans le département concerné.
- Liste des organisateurs comprenant noms, prénoms et adresses complètes.
- Itinéraire de la manifestation (si applicable) avec autorisation des propriétaires si le cortège passe par des zones privées.
- Documents spécifiques selon l’événement :
- Manifestation avec véhicules motorisés :
- Cerfa 13390 pour moins de 800 véhicules.
- Cerfa 13391 pour plus de 800 véhicules.
- Événement sportif :
- Autorisation de la fédération sportive si compétition officielle.
- Formulaire Cerfa 13391 pour définir un parcours officiel.
- Formulaire Cerfa 13447 pour une simple déclaration si aucun parcours précis n’est défini.
Quels critères sont pris en compte pour la délivrance de l’autorisation ?
L’autorisation est délivrée après évaluation des risques et impacts sur l’espace public. Les autorités examineront notamment :
- La sécurité des biens et des personnes.
- Les dispositifs mis en place pour la gestion des flux et des accès.
- Le respect des normes et réglementations (bruit, circulation, stationnement, installations temporaires).
Les associations peuvent solliciter l’aide de l’administration locale pour le support technique et la police/gendarmerie pour les dispositifs de sécurité.
Sécurité de l’événement : les points clés à surveiller
Gestion des parkings et accès
L’accès au site doit être bien organisé pour éviter les embouteillages et assurer une circulation fluide :
- Dimensionnement des parkings : en moyenne, 1 voiture = 2,5 personnes.
- Présence de bénévoles équipés de talkies-walkies pour coordonner l’accueil et la gestion des véhicules.
- Comptage des entrées/sorties pour adapter la capacité et éviter la saturation.
Sécurité des visiteurs et service d’ordre
Il est conseillé de se rapprocher des forces de l’ordre locales pour connaître les règles à appliquer :
- Évaluer le besoin d’un service de sécurité : bénévoles ou entreprise de sécurité privée selon la nature de l’événement.
- Anticiper les flux de visiteurs : nombre attendu, heures de pointe, risques de débordements.
- Informer les autorités locales : en cas de forte affluence, une présence policière peut être requise.
Protection du site et filtrage des accès
En fonction de la nature de l’événement, il peut être nécessaire de :
- Mettre en place des fouilles à l’entrée pour sécuriser l’accès.
- Utiliser des portiques de détection autonomes en énergie et faciles à installer.
- Renforcer les accès sensibles (backstage, zone VIP, espace technique).
Kiomda en action : Nos capteurs autonomes permettent de suivre les flux entrants/sortants en temps réel, facilitant ainsi l’adaptation des mesures de sécurité en fonction de l’affluence.
Retour d’expérience : comment Kiomda aide à mieux gérer l’affluence ?
Les boîtiers de comptage Kiomda sont largement utilisés dans l’événementiel pour :
- Évaluer la fréquentation aux différents points d’entrée/sortie.
- Mesurer les pics d’affluence pour ajuster les équipes de sécurité.
- Optimiser la gestion des parkings en anticipant la saturation des places.
Étude de cas : Lors d’un grand festival, nos capteurs ont permis d’identifier un afflux massif à une entrée secondaire, permettant aux organisateurs d’ajouter un accès supplémentaire et d’éviter un goulot d’étranglement.
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En résumé : les étapes clés pour organiser un événement sur la voie publique
- Déposer la demande d’autorisation auprès de la mairie ou de la préfecture.
- Fournir les documents nécessaires : demande d’occupation du domaine public, liste des organisateurs, itinéraire, formulaires Cerfa si besoin.
- Prévoir les dispositifs de sécurité : gestion des parkings, service d’ordre, contrôle des accès.
- Anticiper la gestion des flux de visiteurs grâce à des solutions de comptage autonomes.
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